Organizzare l’agenda in modo efficace, secondo me, è una delle chiavi del successo. A dispetto del mio nome, sono pochissimo bradipa per certe cose, cioè per tutte quelle che riguardano il mio lavoro e la mia casa.
Vi dico solo che domenica 18 febbraio sono partita per Trento per tenere una lezione sulla semplificazione del linguaggio, in pausa pranzo sono tornata a Padova per salutare Rai3 (a breve news), sono ripartita per Trento per tenere un’altra lezione martedì e la sera di quel giorno sono tornata a Padova.
Mentre ero sul treno, ho lavorato. Tutto questo è stato reso possibile dal fatto che avevo chiarissimi i task da svolgere, e questo non perché sono Wonder Woman, ma perché li avevo scritti. Quindi, sperando di essere utile a qualcuno, vi spiego il mio metodo organizzativo, che corrisponde quasi in tutto e per tutto alla mia agenda, tranne per la pubblicazione degli eventi sul Vivipadova, per cui ci avvaliamo di Google Calendar (che consiglio a tutti coloro che lavorano in team).
La mia agenda ha varie sezioni
Vista mensile
Qui segno gli impegni fisici, cioè dove devo essere fisicamente a una certa ora. Segno anche i compleanni importanti, così vedo a colpo d’occhio per chi devo preparare i biglietti in anticipo.
Vista settimanale (su due pagine)
Qui segno i task quotidiani a grandi linee (esempio “tre eventi Vivipadova” “spesa” “biglietti compleanno”), e copio settimanalmente gli appuntamenti (quelli che uinizialmente inserisco nella vista mensile). Sono le azioni che devo svolgere obbligatoriamente in uno specifico giorno, mentre se sono rimandabili rimangono nella scheda dei task settimanali (vedi oltre). Ovviamente il venerdì è il giorno più denso! Qui attacco anche tanti adesivi, alla faccia di chi pretende l’agenda nera e professionale per prenderti sul serio. Nello spazio che avanza, segno al volo per esempio le cose che mi dicono per telefono o che mi vengono in mentre lì per lì (esempio: “papà avanza 20 euro”)
Schede degli obiettivi
Per ora ho creato solo quelle mensili, ma intendo svilupparne anche una annuale e quattro trimestrali. Questo è utile per definire i task quotidiani: se non sai dove andare, non troverai mai la strada giusta. Ecco perché mi serve una visione di insieme che ti aiuti a definire azioni finalizzate al risultato. Sotto c’è una sezione “annotazioni” dove scrivo cosa è andato storto o non ha funzionato (oppure cosa ha funzionato, nella migliore delle ipotesi!)
Task mensili
Da non confondere con gli obiettivi. Cambiare operatore di telefonia o aggiustare dei jeans non c’entra nulla con la mia realizzazione personale, ma è indispensabile per risparmiare e non andare in giro come una barbona. All’inizio tutti i miei task erano settimanali, ma la cosa mi dava un’ansia indicibile, tanto che spesso non portavo a termine i compiti non perché non fossero alla mia portata, ma solo perché sentivo la pressione eccessiva. Da quando sono diventati task mensili, invece, va molto meglio.
Task settimanali
Ebbene sì, li ho tenuti. Sono suddivisi in varie voci: tutti i siti per cui scrivo e “casa” e “amministrazione”. Ci segno tutti i task irrimandabili tra lavoro e azioni mensili da svolgere con particolare urgenza (è comunque meno pesante che ammucchiare tutto in partenza in task settimanali)
Film del mese
Semplicemente tutti i film in uscita che reputo interessanti, da vedere al cinema o da non perdere in dvd
Spese
Questo è uno degli inserti che mi convince meno. Annoto tutte le spese senza differenziarle per categoria (la differenza viene annotata solo sul totale). Non ho trovato ancora il modo ottimale per organizzare la faccenda, ma introdurre una divisione per categoria non è così semplice, visto che non posso conoscere a priori il numero di operazioni mensili che annoterò. Dovrei quindi strutturarla su più pagine, ma l’agenda è già pesante. Se avete consigli, non esistate a contattarmi
Piano editoriale
Che naturalmente per il mio lavoro è il punto chiave. Anche qui ci sono arrivata gradualmente. All’inizio lo dividevo per i vari siti e segnavo anche i più piccoli eventi da pubblicare (anche se erano già segnati nel Google Calendar e persino nell’agenda di lavoro). Il risultato quindi era una confusione pazzesca.
Sono riuscita a ridurre di molto in questo modo: settimana su due pagine, con un colore segno tutti gli articoli riconducibili a me e con un altro colore quelli che scrivo come ghostblogger e che quindi non devo condividere sul mio profilo facebook. Questo cambiamento è stato molto utile anche in chiave algoritmica: condividendo indifferentemente tutti gli articoli sul mio profilo personale, diminuivano le persone raggiunte. Così facendo, cioè spalmando tutto nell’arco della settimana, la reach dei post condivisi sulle pagine è migliorata, ci perdo meno tempo e consumo anche meno spazio. L’unico dubbio che ho è se sia opportuno renderlo mensile, perché da settimanale non riesco a farmi un’idea a lungo termine.
Idee e racconti
Questa parte invece è ancora divisa per i vari siti siti e contiene tutti gli spunti e le idee per post che potrei o meno scrivere in futuro: serve in pratica a organizzare contenutisticamente il lavoro
Wishlist
Questo è un valido aiuto per lo shopping e l’ho diviso in categorie: “casa” “hobby” “makeup” “fashion”. Avevo anche la voce “libri”, ma, come vi ho detto nell’articolo dedicato, alla fine l’ho lasciata sul sito della Feltrinelli senza creare doppioni.
Telefilm e libri
Spesso su fb i miei amici mi consigliano dei telefilm e puntualmente io me li dimenticavo. Ora non più, li segno subito su questo inserto. Nella sezione dei libri, inserisco quelli da rileggere (che non voglio che si confondano con quelli della wishlist) e gli argomenti che dovrei approfondire tramite saggi e corsi online
Per finire, l’immancabile sezione “appunti”, che contiene tutto ciò che non può essere inserito in altri posti. Al momento la sezione è vuota, il che vuol dire che ho studiato bene come organizzare l’agenda!
E voi come vi trovate bene ad organizzare l’agenda? Pensate che mi sia persa inserti fondamentali? Mi raccomando, fatemelo sapere che, come avrete intuito, ci tengo molto!
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